1. Važnost Sadržaja kao prioritet Teams-a
Sadržaj koji se deli komunikacionim kanalom i može u nekom trenutku biti važan i za druge kolege, mora biti pažljivo odabran. Takav Sadržaj i informacije su rezervisani za Teams i odgovarajuće, dostupne kanale komunikacije i ne moraju se zadržati i/ili komunicirati isključivo putem ćaskanja (chat-ovanjem).
2. Dodavanje drugih Korisnika u ćaskanje (chat-ovanje)
Korisnik može dodati nove korisnike u postojeća ćaskanja. Takođe, Korisnik ima opciju da objavi istoriju ćaskanja tako da novi dodati korisnici mogu imati uvid u prethodnu istoriju ćaskanja. Ako je potrebno, može se definisati vremenski raspon za koji se može pregledati istorija ćaskanja. Pre same objave istorije ćaskanja, Korisnik je u obavezi da pažljivo pregleda njen Sadržaj. Istorije ćaskanja ne smeju se objavljivati ako ne postoji poslovna potreba da novi Korisnik vidi njihov Sadržaj.
3. Upravljanje Timom
U svakom Timu postoje tri uloge (role) sa različitim ovlašćenjima: vlasnici koji mogu dodati i ukloniti Korisnike iz timskih i individualnih kanala (Vlasnici), zaposleni koji su samo članovi i nemaju takva prava (Članovi) i spoljni Korisnici koji su pozvani kao gosti (Gosti), nemaju svoje METRO e-mail adrese i koji, isto kao i Članovi, nemaju prava koja imaju Vlasnici. Svaki Vlasnik Tima mora da obezbedi najmanje još jednog dodatnog Vlasnika, kako bi u slučaju njegovog odlaska bilo obezbeđeno organizovanje Članova i Gostiju kao i nesmetan pristup Sadržaju na Teams-u od strane zaposlenih u konkretnom METRO-u ili METRO grupi (Zaposleni METRO-a).
Prilikom dodavanja novih Članova Teams-u ili određenom kanalu unutar njega, Vlasnik je u obavezi da pažljivo proveri dodati Sadržaj i sačuvani Sadržaj na Teams-u ili konkretnom kanalu. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. U tom smislu se Timu ili kanalu dodaju samo Članovi koji imaju potrebu za neposrednim pristupom Sadržaju koji se dodaje i čuva na Teams-u ili kanalu, kako bi mogli da izvrše određeni poslovni zadatak. Na isti način se postupa i prilikom dodavanja Gostiju. Posebno treba obratiti pažnju ukoliko je putem Teams-a ili kanala razmenjen ili sačuvan posebno poverljiv Sadržaj.
Zaposleni u METRO-u mogu biti dodati u Teams ili kanal samo sa svojom zvaničnom e-mail adresom, tj. sa svojim postojećim Korisničkim nalogom. Zaposleni u METRO-u se ne mogu dodavati putem njihove privatne e-mail adrese.
Gosti mogu biti dodati u Teams ili kanal samo ako je njihovo ime jasno naznačeno na njihovoj e-mail adresi. Nije dozvoljeno dodavati Goste sa e-mail adresama koje umesto imena sadrže pseudonime (npr mak123@domain.com).
Vlasnik Tima mora redovno, u propisanim intervalima ( kvartalno u skladu sa internom procedurom ORG 001 Uputstvo za rukovanje korisničkim nalozima) proveravati da li su Članovi Tima kao i odgovarajući kanali unutar Teams-a aktuelni i da li neki Član treba da bude uklonjen iz Teams-a ili kanala. Važno je da pažljivo proveri da li još uvek postoji potreba da pojedini Članovi imaju pristup dodatom ili sačuvanom Sadržaju u Teams-u ili u kanalu. Pristup Sadržaju mora biti strogo zasnovan na principu „treba da zna“, tako da Članovi kojima nije neophodan neposredan pristup Sadržaju Teams-a ili kanala za izvršavanje poslovnih zadataka moraju odmah biti uklonjeni. Preporučuje se da Vlasnik Tima za ovu svrhu postavi mesečni podsetnik u kalendar.
U slučaju dileme, Vlasnik se po pitanju dodavanja ili uklanjanje Članova iz Teams-a ili sa kanala, konsultuje sa drugim Vlasnicima.
4. Dodavanje sadržaja Teams-u
Pre dodavanja Sadržaja Teams-u ili pojedinačnim kanalima, važno je prethodno proveriti da li Korisnik Teams-a ili kanala ima pravo pristupa Sadržaju koji je objavljen i sačuvan u Teams-u ili kanalu. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. Dozvoljeno je Teams-u ili kanalu dodavati samo Sadržaj za koji je potrebno omogućiti neposredni pristup Korisnicima kojima jeto neophodno za izvršenje određenih poslovnih zadataka, a uključeni su u Tim ili komunikacioni kanal. Ukoliko u Teams-u ili kanalu učestvuje Gost, Sadržaj koji se dodaje prethodno mora biti pregledan sa posebnom pažnjom. Radi uočljive identifikacije, ispod imena Tima može se staviti napomena „Ovom Timu su priključeni Gosti.“ (“This Team contains Guests”).
U slučaju bilo kakve sumnje, može se kreirati novi Tim ili novi kanal u koji će biti uključeni samo odgovarajući, ovlašćeni Korisnici.
5. Čuvanje i objavljivanje Sadržaja na aplikaciji OneDrive
Aplikacija OneDrive omogućuje Korisniku skladištenje Sadržaja u ličnom prostoru. OneDrive se može koristiti samo u službene svrhe. Čuvanje privatnog Sadržaja na aplikaciji OneDrive je izričito zabranjeno.
U okviru aplikacije OneDrive, postoji opcija da se drugim Korisnicima omogući pregled i uređivanje objavljenog i sačuvanog Sadržaja u ličnom prostoru. U tom slučaju, Korisnik je u obavezi da proveri da li ostali Korisnici imaju pravo pristupa konkretnom Sadržaju, pre nego što ga objavi i učini dostupnim. Pristup Sadržaju mora biti odobren isključivo u skladu sa principom „treba da zna“. Takav Sadržaj se može objaviti samo kada je od drugog Korisnika zahtevano da ima neposredan pristup istom radi ispunjavanja određenog radnog zadatka. Posebno se mora proveriti Sadržaj koji se objavljuje za Goste i spoljne Korisnike koji nisu zaposleni u METRO-u.
6. Uređivanje Sadržaja u Office-u, Teams-u i Planner-u
Aplikacije Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams i Planner omogućavaju Korisnicima da uređuju Sadržaj koji je skladišten na zajedničkom prostoru. Prilikom uređivanja ovog Sadržaja, svaki Korisnik mora izmene sprovoditi odgovorno vodeći pri tom računa da one ne utiču negativno na rad drugih kolega i Korisnika. Nije dozvoljeno brisanje ili premeštanje sadržaja ukoliko za to ne postoji službeni razlog. Uopšte uzevši, Sadržaj treba menjati, brisati ili premeštati samo ako je to dogovoreno između konkretnih Korisnika i ako nema naznaka da to na bilo koji način negativno utiče na rad drugih kolega i Korisnika.
U skladu sa gore navedenim opcijama, svaki Korisnik zasebno proverava da li želi da sačuva određenu verziju izmenjenog ili sačuvanog Sadržaja u aplikacijama tj. na svom ličnom OneDrive-u. Kada su u pitanju izmene Sadržaja vezane za važna dokumenta i informacije, Korisnik mora voditi računa o tome da prikaz sačuvanih dokumenata omogućava praćenje svih učinjenih izmena kao i njihovu sledljivost.